Mengenal Aplikasi Manajemen Proyek

Banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan aplikasi manajemen proyek. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang berani mengeluarkan dana cukup besar untuk membuatnya. Karena aplikasi ini dipercaya dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan dalam suatu perusahaan.

Tidak hanya sebatas pada pengawasan dan pengelolaan suatu pekerjaan pembangunan fisik. Dalam penerapan yang lebih luas, aplikasi proyek manajement juga dapat membantu pengelolaan sebuah badan usaha beserta kegiatan-kegiatan yang ada di dalamnya.

Apa itu aplikasi project management dan apa fungsinya ? berikut ini ulasan singkat mengenai hal tersebut.

Apa itu Aplikasi Manajemen Proyek ?

Aplikasi project management atau software manajemen proyek adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan suatu kegiatan berikut sumber dayanya, sesuai dengan tujuan maupun batas waktu yang ditetapkan.

Dalam ruang lingkup yang lebih luas, aplikasi untuk mengelola suatu proyek dapat dikatakan sebagai bagian dari Enterprise Resource Planning (ERP), tanpa modul perencanaan (planning). Karena selain menampilkan progress suatu proyek, aplikasi ini juga mengelola data-data yang berhubungan dengan sumber daya (resource) yang tersedia pada proyek tersebut, dan menampilkan tingkat penggunaan maupun pencapaiannya.

Fungsi Aplikasi Manajemen Proyek

Secara global, aplikasi project management digunakan agar pelaksanaan suatu proyek dapat berjalan lebih efisien. Semakin tinggi tingkat efisensi yang bisa dilakukan, maka semakin besar juga keuntungan yang akan diperoleh dari proyek tersebut.

Selain itu juga banyak manfaat yang dapat dirasakan dengan penggunaan aplikasi yang dapat mengelola proyek yang sedang dikerjakan, antara lain yaitu :

1. Memudahkan Pengawasan dan Pengendalian

Bagi level top manajeman dan middle manajemen, keberadaan aplikasi project management akan sangat memudahkan mereka dalam hal mengawasi suatu proyek yang sedang berjalan, apakah sudah berjalan sesuai dengan rencana atau belum.

Dengan demikian pihak manajemen akan lebih mudah membuat keputusan pada saat munculnya kendala dalam pelaksanaan suatu proyek.

2.Mempermudah Pengelolaan Anggaran

Tidak hanya pengawasan dalam hal time schedule, sebuah software yang dirancang untuk mengelola proyek, juga dapat mempermudah pengawasan dalam hal penggunaan anggaran. Karena aplikasi tersebut biasanya juga menampilkan informasi terkait anggaran yang sudah digunakan maupun anggaran yang tersisa dari suatu proyek.

Dengan demikian manajemen pada proyek tersebut dapat lebih mudah membuat keputusan-keputusan yang berkenaan dengan anggaran agar proyek dapat berjalan dengan efisien.

3.Memudahkan Pengordiniran Sumber Daya

Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien merupakan kunci keberhasilan dalam pelaksanaan suatu proyek. Dengan menggunakan aplikasi pengelolaan proyek, akan memudahkan pihak manajemen dalam mengelola tugas berdasarkan skala prioritasnya.

Demikian juga bagi anggota tim atau pekerja yang terlibat dalam proyek tersebut, akan lebih mudah untuk melaporkan hasil pelaksanaan maupun kendala yang sedang dihadapinya.

4.Mempermudah Evaluasi Hasil Pelaksanaan

Aplikasi yang digunakan untuk mengelola proyek pada umumnya akan mencatat setiap kegiatan maupun sumber daya yang sudah digunakan dalam pengerjaan proyek tersebut. Serta aplikasi ini juga akan mengolah data-data yang terkumpul untuk ditampilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Pelaporan maupun pencatatan kegiatan serta sumber daya yang digunakan pada suatu proyek merupakan hal penting bagi pihak manajemen untuk melakukan evaluasi dari hasil yang dicapai oleh proyek tersebut.

5.Mempermudah Pengelolaan Dokumen

Selain mencatat kegiatan dan sumber daya pada suatu proyek, aplikasi pengelolaan proyek juga dapat dijadikan sebagai tools untuk mengelola dokumen-dokumen penting pada proyek tersebut. Sehingga nantinya akan memudahkan untuk mencari dan menemukan dokumen tertentu dari suatu proyek yang sudah selesai dikerjakan pada dibutuhkan.

Sebagai gambaran misalnya, bayangkan bagaimana repotnya seorang Project Manajer untuk mengelola dokumen proyeknya, hanya dengan berbekal aplikasi chatting atau email. Pada saat menerima laporan hal tersebut belum menjadi masalah, namun bagaimana repotnya saat akan mencari sebuah dokumen dari ratusan dokumen yang dikirim pada aplikasi chating atau email tadi?

Penutup

Banyak aplikasi proyek manajemen jadi yang sudah siap pakai, namun aplikasi tersebut belum tentu sesuai dengan bisnis proses maupun situasi dan kondisi yang ada pada sebuah perusahaan. Sehingga untuk hasil yang maksimal tentunya lebih baik mengembangkan sendiri aplikasi ini atau memesannya pada developer software profesional.

Sekalipun untuk mengembangkan aplikasi pesanan terlihat memerlukan anggaran yang lebih besar di awalnya, namun secara jangka panjang akan lebih efisien, karena dapat mengurangi beban yang diperlukan untuk membentuk dan mensuport bagian IT tersendiri.

Share this: